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Der Gesprächsleitfaden für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

💡 Hast du dich jemals gefragt, wie du als Führungskraft erfolgreiche Mitarbeitergespräche führen kannst, die sowohl motivierend als auch effektiv sind?

In einer Welt, in der richtige Mitarbeiterführung entscheidend für den Unternehmenserfolgs ist, sind solche Gespräche unerlässlich. In diesem Blogbeitrag teile ich mit dir u.a. einen Gesprächsleitfaden der dir hilft, zum einen schwierige und zum anderen produktivere Mitarbeitergespräche zu führen.

💡Denn, effektive Kommunikation holt das Beste aus deinem Team heraus.

Was ist die Definition eines Mitarbeitergesprächs?

Das sind alle Gespräche zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten, die über die routinemäßige Alltagskommunikation hinausgehen.

➜ Es ist ein regelmäßig, geplanter und/oder anlassbezogener Termin.

➜ Dieser wird direkt vom Vorgesetzen geführt.

➜ Es ist meistens ein Vier-Augen-Gespräch und

➜ das Gespräch hat einen bestimmen Sachinhalt und eine Zielsetzung.

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

➜ Anlassbezogene Gespräche: Veränderungen der Arbeitsgrundlage, Konflikte der Mitarbeiter:innen untereinander, gute oder schlechte Leistung der Mitarbeiter:in oder ein langfristiger Ausfall eines/einer

Mitarbeiter:in (Arbeitsunfähigkeit).

➜ Zielvereinbarungsgespräche: Diese basieren auf dem Ansatz „Management by Objectives“ (MbO). Führung erfolgt dabei durch verbindliche Zielsetzungen.

➜ Probezeitgespräche:

Im Mitarbeitergespräch am Ende der Probezeit wird besprochen, ob das Arbeitsverhältnis bis dahin für beide Seiten zufriedenstellend war. WICHTIG: Das Probezeitgespräch darf nicht die erste Gelegenheit für ein Feedback zwischen Mitarbeiter:in und Führungskraft sein.

➜ Entwicklungsgespräche: Sie sind zentrales Instrument der Mitarbeiterförderung. Sie werden insbesondere mit den Mitarbeiter:innen geführt, die über das Potenzial für eine weitere berufliche Laufbahn verfügen.

➜ Beurteilungsgespräche:

Beurteilungsgespräche werden klassischerweise einmal im Jahr durchgeführt. In vielen Unternehmen dienen sie als Basis für Gehaltsverhandlungen. Das Gespräch beginnt mit

einem Rückblick auf die vorangegangene Periode und wendet sich gegen

Ende der Zukunft zu. (Quelle: Haufe Akademie)

Wusstest du, dass Mitarbeitergespräche die Arbeitszufriedenheit steigern?

In der bislang größten Studie zum Thema Personalmanagement in Deutschland wurde das belegt. In dem Interview der Haufe Online-Redaktion erklärt Studienleiter Porf. Dirk Sliwka, warum das so ist: „Vorgesetzte würden im Alltag häufig Feedback vermeiden oder einfach vergessen. Durch eine Struktur seien sie gezwungen, sich für ihre Mitarbeitenden Zeit zu nehmen. Damit kämen Dinge auf den Tisch, die im Alltag untergehen. Übrigens ist auch die Gesprächsdauer ein signifikanter Prädiktor für die empfundene Qualität der Arbeit“, so Sliwka.

Auch eine Gartner-Umfrage zeigt, dass die Leistung von Mitarbeiter:innen, die zukunftsorientiere Mitarbeitergespräche durchliefen, im Schnitt um 13% steigt. (Quelle: Gartner 2020, „3 Ways to Improve Performance Management Conversation.“)

Brent Cassel, Vice Presidnet Gartner, sagt: „Um zu zukunftsorientierten Mitarbeitergesprächen überzugehen, sollten sich Führungskräfte auf die zukünftigen Fähigkeiten konzentrieren, die das Unternehmen benötigt, sowie auf die Karriereinteressen und das Wachstum, das die Mitarbeiter:innen erreichen möchten.“

12 Schlüsselstrategien für die Vor- und Nachbereitung auf das Personalgespräch

Bevor wir zum Gesprächsleitfaden kommen, möchte ich dir gerne vorab 12 Schlüsselstrategien ans Herz legen. Diese sind vor, während und nach dem Mitarbeitergespräch enorm wichtig.

Denn es reicht nicht, nur die Fragen herunterzurattern in der Hoffnung, dass dann alles geklärt ist. Nein, das Gespräch lebt auch von den zwischenmenschlichen Interaktionen, damit das Mitarbeitergespräch erfolgreich wird.

Ein paar Punkte überschneiden sich mit dem Leitfaden am Ende diese Blogs. Mir ist es wichtig, dir diese Punkte trotzdem nochmals separat aufzulisten.

💡 Dialog statt Monolog lautet das Credo.

1. Vorbereitung ist der Schlüssel: Bereite dich auf das Gespräch vor, indem du die Leistungen und Herausforderungen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin im Voraus bewertest.

2. Schaffe eine positive Atmosphäre: Starte das Gespräch mit einer positiven Note, um eine offene und entspannte Gesprächsumgebung zu erschaffen.

3. Reden ist Silber, Zuhören ist Gold wert: Höre aktiv zu und zeige echtes Interesse an den Gedanken und Gefühlen deiner Mitarbeiter:in.

4. Zielorientierte Kommunikation: Konzentriere dich auf spezifische Ziele und Erwartungen, sowohl kurz- als auch langfristig.

5. Feedback geben und empfangen: Sei offen für Feedback und gebe auch konstruktive Rückmeldungen, die auf Verbesserung abzielen.

6. Ehrlichkeit und Transparenz: Sei ehrlich in deiner Kommunikation, um Vertrauen und Respekt zu fördern.

7. Anerkennung und Wertschätzung: Erkenne die Leistungen des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin an und zeige Wertschätzung für seine/ihre Beiträge.

8. Lösungsorientiertes Denken: Bespreche die Herausforderungen und arbeitet gemeinsam an Lösungen.

9. Entwicklungsförderung: Festlegen von Entwicklungsmöglichkeiten und Karriereziele, um das Wachstum zu unterstützen.

10. Klarheit und Konkretheit:

Stelle sicher, dass deine Erwartungen klar und verständlich kommuniziert werden.

11. Fortlaufendes Engagement: Zeige Engagement für die kontinuierliche Unterstützung und Betreuung de Mitarbeiters/der Mitarbeiterin.

12. Abschluss mit einem Plan: Beende das Gespräch mit einem klaren Aktionsplan und vereinbarten nächsten Schritten.

Hier auch eine Buchempfehlung. Das Standardwerk für effektive Mitarbeiterführung.

Konkrete Anleitung zu 20 Gesprächssituationen
Teamgespräch und Moderationsmethode
Rechtliche Grundlagen

Und nun der Gesprächsleitfaden mit den 12 besten Fragen für mehr Mitarbeiterzufriedenheit

Ich verwende diesen selbstverständlich auch, in Firmen und Trainings und kann dir damit zu 100% bestätigen, dass du damit vieles richtig machen wirst.

Diese 12 Fragen wurden von der Gallup Organisation nach einer intensiven Studie zusammengestellt. Laut dieser Studie gaben mehr als die Hälfte der Beschäftigten an, NICHT emotional mit ihrem Arbeitgeber verbunden sein.

(Gallup Organisation ist ein US-amerikanische Meinungsforschungsinstitut, das seit den 1930er Jahren

Umfragen zu verschiedenen Themen durchführt. Heute ist das Unternehmen in Deutschland hauptsächlich für

seine Studien im Bereich der Mitarbeiterzufriedenheit und –motivation bekannt.)

💡Fazit: Mitarbeitergespräche sind mehr als nur eine Routine; sie sind eine Gelegenheit, Beziehungen zu stärken, Engagement zu fördern und eine Kultur des Wachstums und der Entwicklung zu schaffen. Sie sind wichtige HR-Tools für ein modernes und zielgerichtetes Management.

Die Transformation gelingt nicht von jetzt auf gleich, doch der Blick nach innen mit einer genauen Analyse bestehender Prozesse lohnt sich.

➜ Denk daran, die Konkurrenz schläft nie.

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